Xử lý đơn hàng là quá trình vô cùng quan trọng để đảm bảo đơn hàng của bạn đến được tay khách hàng mà không gặp bất kỳ vấn đề nào. Là một chủ kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể hiểu rõ quy trình này bắt đầu và kết thúc như thế nào, tuy nhiên làm thế nào để tối ưu nó thì không phải ai cũng biết.

Vậy đâu là quy trình xử lý đơn hàng đúng và tối ưu nhất giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian, đặc biệt là khi lượng đơn hàng và kênh bán ngày càng tăng? Hãy cùng Sapo tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng thực chất là quá trình xác nhận đơn, theo dõi và hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng trên các kênh bán hàng khác nhau. Quá trình này chỉ kết thúc khi khách hàng nhận được được hàng và bạn thu được tiền từ họ.

Quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất cho chủ kinh doanh

Đây không phải là một quá trình khó khăn nhưng cũng không hề đơn giản, đặc biệt là khi quy mô của bạn ngày càng được mở rộng với lượng đơn hàng ngày một tăng lên. 

Nếu không hợp lý hóa hay tự động hóa, việc choáng ngợp với số lượng đơn hàng hay nhầm lẫn, sai sót trong quá trình đóng gói, giao hàng là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Điều này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như uy tín của cửa hàng.

2. Hệ thống quản lý đơn hàng – Yếu tố hàng đầu để quản lý hiệu quả 

Hệ thống quản lý đơn hàng được xem là yếu tố vô cùng quan trọng để tổng hợp và quản lý tập trung tất cả các đơn đặt hàng trên các kênh tại một nơi. Một số hệ thống sẽ đảm bảo đồng bộ hóa giúp tự động đưa luồng thông tin về đơn đặt hàng đến từng phần của chuỗi cung ứng.

Quy trình xử lý đơn hàng tối ưu nhất cho chủ kinh doanh

Điều này sẽ giúp bạn có thể theo dõi toàn bộ quá trình đặt hàng của khách hàng từ khi nhấn nút Mua đến khi Giao hàng hay thậm chí là Trả hàng. Một quy trình xử lý đơn hàng đúng chuẩn sẽ đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra suôn sẻ và tự động hóa mọi thứ cần thiết để mang đến cho khách hàng những thứ họ đặt đúng thời gian cũng như ở tình trạng tốt nhất.

3. Thế nào là quy trình xử lý đơn hàng đúng?

Quy trình xử lý đơn hàng đúng sẽ bao gồm các bước: Chọn sản phẩm => Xác nhận đơn hàng => Phân loại => Đóng gói => Giao hàng => Thu tiền. Tùy theo quy mô và cách quản lý mà quy trình quản lý đơn hàng của từng cửa hàng sẽ khác nhau.

Tuy nhiên để tối ưu quy trình hiệu quả nhất, các cửa hàng thường bắt đầu từ quy trình thủ công đến quy trình công nghệ cao dựa trên dữ liệu trên các kênh bán hàng kết hợp phần mềm xử lý đơn hàng tự động.

4. Tại sao cần quản lý đơn hàng đúng cách?

Có rất nhiều cách để quản lý đơn hàng, tuy nhiên ở một mức độ, số lượng và quy mô nào đó sẽ là quá sức nếu bạn cố gắng tự mình giải quyết và hoàn thành từng đơn hàng. Đây là thời điểm mà một quy trình xử lý đơn hàng thông minh và đúng cách sẽ là yếu tố quan trọng nhất mà bạn không thể bỏ qua.

4.1 Giảm tồn kho khó bán và loại bỏ nguy cơ thiếu hụt hàng hóa

Có thể bạn nghĩ rằng quy trình xử lý đơn hàng không hề liên quan đến việc quản lý tồn kho nhưng trên thực tế, quá trình lên đơn hoàn toàn có thể giúp bạn theo dõi toàn bộ số lượng tồn kho thực, có thể bán và dự đoán hàng sắp hết để nhập hàng kịp thời ngay trong quá trình tạo đơn với các phần mềm quản lý đơn hàng thông minh.

Việc tạo đơn mà không theo dõi số lượng tồn kho thường xuyên hoàn toàn có thể khiến bạn rơi vào tình trạng hết hàng mà không hay biết. Dẫn đến nguy cơ mất trắng đơn hàng, mất khách và bỏ đi cơ hội kinh doanh cho các khách hàng tiềm năng của mình.

4.2 Giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng

Sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng là điều hoàn toàn có thể xảy ra nếu lượng đơn hàng ngày một nhiều hay từ nhiều kênh bán hàng hàng khác nhau. Đặc biệt, tình trạng có thể trở nên nghiêm trọng hơn khi khách hàng liên tục tìm đến bạn với các tin nhắn hỏi thăm đơn hàng, phàn nàn về thời gian giao hàng hay thậm chí là trả hàng, hoàn tiền.

Tình trạng này có thể xảy ra nếu bạn không thể kiểm soát tốt các đơn đặt hàng, thông tin người nhận hay quản lý giao hàng với Shipper. Đây là thời điểm mà một hệ thống giao hàng hợp lý có thể giúp bạn quản lý quy trình này một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Loại bỏ tuyệt đối các nguy cơ sai sót trong quá trình tạo đơn, ghi nhận thông tin hay giao hàng chậm trễ.

4.3 Tiết kiệm thời gian

Không thể phủ nhận vai trò của một quy trình xử lý đơn hàng tốt, bởi việc quản lý đơn hàng hiệu quả với quy trình rõ ràng là cách tốt nhất giúp cửa hàng có thể tối ưu chi phí cũng như tiết kiệm thời gian một cách tốt nhất. Hạn chế tối đa sai sót sẽ giúp hạn chế tối đa thời gian giải quyết những sai sót đó. 

4.4 Đánh giá nhu cầu và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp

Theo dõi và phân loại đơn hàng đúng cách là yếu tố quan trọng nhất giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm. Từ đó xác định được nhu cầu sử dụng của từng đối tượng khách hàng tại từng thời điểm. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp và hiệu quả nhất với ngay cả hàng bán chạy và hàng tồn kho lâu ngày.

4.5 Tối ưu vận chuyển

Một quy trình xử lý đơn hàng tối ưu sẽ có thể theo dõi toàn bộ quá trình từ tạo đơn đến vận chuyển và xác nhận giao hàng thành công. Để loại bỏ các nguy cơ lạc đơn, lỗi ship hay hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, người bán cần kiểm soát chặt chẽ các đơn vị vận chuyển hay shipper thuê ngoài để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ hơn.  

5. Quy trình xử lý đơn hàng

Tùy từng mô hình kinh doanh, quy trình đơn hàng có thể thay đổi hoặc bớt đi một số bước, tuy nhiên một mô hình được xem là tối ưu cần đảm bảo các bước sau:

5.1 Nhận đơn đặt hàng

Các đơn đặt hàng tại các kênh sẽ được tổng hợp với các thông tin cần thiết đã được khách hàng cung cấp như tên, số điện thoại, địa chỉ để người bán có thể tiến hành giao hàng cũng như thu tiền. 

Với lượng đơn hàng không quá nhiều, chủ kinh doanh có thể quản lý thủ công, tuy nhiên với quy mô lớn hơn hoặc kinh doanh kết hợp tại cửa hàng, sàn thương mại điện tử hay website thì một hệ thống quản lý tập trung sẽ là yếu tố quan trọng để tối ưu quản lý hiệu quả nhất.

5.2 Tạo đơn hàng

Đây là giai đoạn người bán chốt đơn với khách hàng sau khi đã nhận được đơn đặt hàng. Tại giai đoạn này, chủ kinh doanh cần theo dõi chính xác số lượng tồn kho có thể bán để không gặp các vấn đề hết tồn mà không biết, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng cũng như doanh thu của cửa hàng. 

Nếu bạn bán hàng tại nhiều kênh, hãy luôn chắc là bạn có một hệ thống quản lý tồn kho chính xác và cập nhật kịp thời tồn kho tại mọi giao dịch, mọi thời điểm. 

5.3 Đóng gói

Sau khi đơn hàng đã được xác nhận và xuất kho, người bán tiến hành đóng gói theo các thông số kỹ thuật và đảm bảo tuyệt đối quy trình để không gây nên các vấn đề hư hỏng hay tổn thất có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển đến tay khách hàng.

5.4 Giao hàng

Nhiều cửa hàng sẽ lựa chọn đơn vị Ship ngoài hoặc lựa chọn các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp. Mặc dù đây là yếu tố không được để tâm nhiều nhưng thực tế, hãy cố gắng lựa chọn đơn vị uy tín và có chi phí giao hàng hợp lý để đảm bảo khách hàng của bạn có thể nhận được giá vận chuyển tốt nhất

Quan trọng hơn cả, hãy đảm bảo là bạn có thể theo dõi được toàn bộ quá trình giao hàng để hạn chế tối đa các nguy cơ tổn thất do giao hàng lỗi hay hỏng hóc, đổ vỡ hàng hóa trước khi giao đến tay khách hàng.

Một số phần mềm quản lý đơn hàng thông minh có thể giúp bạn lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp cũng như theo dõi quá trình giao hàng, đối soát và thu tiền dễ dàng, chính xác nhất. 

5.5 Thu tiền và kết thúc quá trình giao hàng

Khi hàng của bạn đã được giao thành công, khách hàng sẽ thanh toán tiền cho bạn để kết thúc quá trình mua hàng. Trong một số trường hợp, khách hàng sẽ trả hàng và đòi hoàn tiền, khi này bạn cần đưa ra các chính sách để xử lý tốt khi vấn đề này xảy ra. Bởi điều này không chỉ liên quan trực tiếp đến doanh thu của bạn mà còn là yếu tố hàng đầu quyết định sự hài lòng của khách hàng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *